Konsep - Konsep Dasar Komunikasi Bisnis

Kehadiran bidang Komunikasi Bisnis semakin dibutuhkan suatu organisasi bisnis atau perusahaan yang menyangkut beberapa hal:

1. Dinamika organisasi/ perusahaan semakin besar dan berkembang;
2. Adanya persaingan antara organisasi/ perusahaan semakin ketat;
3. Tuntutan, keinginan dan harapan public (masyarakat) terhadap pemenuhan kebutuhan informasi semakin tinggi;
4. Public/ masyarakat semakin kritis;
5. Perkembangan teknologi komunikasi yang luar bisaa;
6. Besarnya pengaruh opini public, citra, sikap terhadap suatu organisasi semakin besar;
7. Ditunjang lagi media massa berpengaruh terhadap pembentukan opini/ citra masyarakat terhadap suatu oranisasi atau perusahaan;
8. Suatu organisasi/ perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan dan citra public yang bekaitan dengan aktivitas dan perkembangan organisasi/ perusahaan tersebut (Priyatna dan Ardianto, 2009).

Dalam pandangan Quible, Johnson dan Mott (1996) menyebutkan pentingnya komunikasi yang efektif didalam organisasi akan bermanfaat dalam:

1. Memberikan citra positif pada pihak luar;
2. Memperbaiki morale pegawai;
3. Meningkatka produktivitas pegawai.

Kemudian fungsi komunikasi dalam dunia bisnis untuk:

1. Menginformasikan;
2. Mengontrol;
3. Membujuk;
4. Mengoordinasikan.

Menurut Rosenblatt, dkk., (1996), komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian di atas, bila kita perhatikan, memiliki 6 unsur pokok dalam kegiatan komunikasi bisnis:

1. Bertujuan, berari komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan pencapaian tujuan organisasi/ lembaga, bisa saja tujuan komunikasi tersebut bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat social kecuali yang sejalan dengan tujuan utama organisasi/ lembaga;
2. Pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator atau kamunikan;
3. Gagasan, opini, informal instruksi, merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya;
4. Saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau melalui saluran media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan;
5. Simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan, simbol bisa bersifat positif atau abstrak, sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal, tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti dengan baik;
6. Pencapaian tujuan organisasi, salah satu karakteristik yang membedakan organisasi/ lembaga formal dan informal adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen. Ada dua macam tujuan, yaitu tujuan produktivitas dan tujuan memelihara. Keberhasilan lembaga bisnis menentukan tingkat operasional dan tujuan pemeliharaan adalah menentukan keseimbangan tingkat produktivitas.

Menurut Murphy dan Hildebrandt (1991), ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan kegiatan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dikenal dengan nama 7C. Berikut ini uraiannya.

1. Completeness, memberikan informasi selengkap mngkin kepada pihak yang membutuhkan. Informasi yang lengkap akan memberikan ketenangan, kepercayaan dan kepastian.
2. Conciseness, komunikasi disampaikan melalui kata-kata yang jelas, singkat dan padat.
3. Concretness, pesan yang dikomunikasikan disusun secara spesifik, tidak bersifat abstrak.
4. Consideration, pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/ komunikan.
5. Clarity, pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan.
6. Courtesy, sopan santun dan tata karma merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan.
7. Correctness, pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan ata bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan mengingat kemampuan berbahasa komunikasi.

Sumber : Buku Materi Pokok SKOM4432/3sks/MODUL 1-9 KOMUNIKASI BISNIS Surwandi Sumartias Universitas Terbuka