Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi Bisnis

Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekedar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal. Bisnis dilakukan untuk sejumlah alasan yang berbeda, dan metode yang digunakan akan tergantung pada alasan, keadaan, dan mungkin orang-orang dengan siapa kita berkomunikasi. Ada beberapa alasan mengapa kita perlu untuk berkomunikasi dengan orang lain dalam lingkungan bisnis, yaitu untuk menyampaikan informasi; untuk membujuk orang agar membeli produk atau menggunakan layanan; untuk membahas masalah; untuk merekomendasikan tindakan; untuk membuat atau menjawab permintaan; untuk membuat atau menjawab keluhan; untuk mencatat sesuatu yang telah terjadi atau disepakati; untuk menjelaskan atau memperjelas situasi; untuk memberikan instruksi.

Komunikasi terbagi menjadi komunikasi eksternal dan internal. Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi diluar organisasi seperti komunikasi dengan perusahaan lain, dengan pemerintah, masyarakat umum. Komunikasi internal adalah mereka yang berada didalam organisasi. Komunikasi internal dibagi lagi menjadi dua bagian, formal atau resmi dan informal (Vikram and Priya, 2009:24) formal merupakan suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan didalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif, berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing-masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas. Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip dan struktur organisasi.

Informal: pengertian komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan social persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat, carilah sumber informasi yang dapat dipercaya, selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan dimana seseorag menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan. Implikasinya adlah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur. Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan social, mempengaruhi orang lain dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu.  

Sumber : Buku Materi Pokok SKOM4432/3sks/MODUL 1-9 KOMUNIKASI BISNIS Surwandi Sumartias Universitas Terbuka